In diesem Teil der Dokumentation werden Sie mit der Umgebung, in welcher das R-S arbeitet, vertraut gemacht.
Dabei lernen Sie weiterführende Begriffe kennen, mit welchen Sie während der Arbeit mit dem R-S in Berührung kommen können.
Dies betrifft Personen, welche bestimmte Rollen im Prozess der Dokument-Generierung übernehmen sowie auch IT-Systeme,
welche Daten/Konfigurationen an das R-S liefern oder aus dem R-S auslesen, um das Ergebnis der Arbeit im R-S weiterzuverarbeiten.
Zunächst wird die direkte Umgebung vorgestellt, in die das R-S eingebettet ist. Hier werden die Komponenten vorgestellt,
zu denen das R-S in direkter Abhängigkeit steht, weil es von diesen Komponenten Daten bezieht oder an sie weitergibt.
Funktionsweise des R-S
Im Redaktions-System werden Rohdokumente flexibel gestaltet. Dabei erhält das Redaktions-System ein sogenanntes Input-Paket,
das alle diese Rohdokumente und weitere, für den Erstellungsprozess im R-S relevante Daten, enthält.
Wie dieses Import-Paket aufgebaut ist, können Sie hier einsehen.
Die Rohdokumente enthalten außerdem Layout-Bereiche, also Bereiche auf den Dokumenten, die im R-S mit Bildern, Texten, Werten etc.
statisch oder durch logische Abhängigkeiten aufgefüllt werden können. Außerdem erlaubt das R-S die Erstellung von Beilegern, die den
Dokumenten beim Produktions-Prozess beigelegt oder direkt mit den Dokumenten erstellt werden sowie WhiteSpaces,
die automatisch leere Flächen auf den Dokumenten mit Ressourcen füllen können (z.B. Werbung). Hier sehen Sie, wie das R-S Dokumente generiert:
Abbildung A: Funktionsweise des R-S
Als Endnutzer arbeiten Sie mit dem Redaktions-System Client.
Als Basis der Arbeit im R-S Client dienen die Rohdokumente und Daten aus dem Import-Paket.
Im R-S wird das Import-Paket durch das Basisobjekt Transaktions-Formular repräsentiert. Mehr dazu lernen Sie im Verlauf der Dokumentation.
Der R-S Client übergibt nach abgeschlossener Bearbeitung folgendes an den R-S Server weiter, der daraus ein für die Produktion bereites Paket
(Produktions-Paket) generiert, aus dem dann durch z.B. den OMS-ReportWriter druckfertige Dokumente erstellt werden können:
- Dem Input-Paket (= Transaktions-Formular)
Es enthält die Daten des Import-Pakets und damit die Rohdokumente:
Das Layout der Dokumente, Konfigurationen, Daten, Ressourcen und weitere Informationen.
Input-Pakete werden nicht im R-S erstellt, sondern durch Formular-Designer, z.B. mit dem OMS-Entwickler Client.
Die Rolle von Input-Paketen wird im Folgenden noch genauer erklärt.
- Den Ressourcen (= Schema)
Das Schema enthält alle Daten (Bilder, Texte, Beileger, etc.), mit denen die Rohdokumente aus dem
Input-Paket angereichert (gefüllt) werden (= Es enthält die komplette Gestaltung der Rohdokumente durch das R-S).
Daraus wird das Produktions-Paket generiert. In ihm sind die Daten aus dem Schema in die Rohdokumente des Transaktions-Formulars produktionsbereit eingefügt.
Außerdem gibt der R-S Server, neben dem Produktions-Paket, ein sogenanntes Binär-Paket an die Produktion weiter.
Das Binär-Paket wird durch den R-S Admin-Client und nicht den Endnutzer des R-S auf den Server geladen. Es enthält die Programme, Skripts und Daten,
die nötig sind, um die Dokumente aufzubereiten, die Ressourcen mit den Rohdokumenten des Produktions-Paktes zusammenzufügen und sie mit den Daten
aus den Datensystemen (ERP-/CRM-/HOST-Systemen, wird im Folgenden erklärt) aufzufüllen (im R-S als Datenstrom-Variablen nutzbar).
Diese Daten aus den Datensystem sind dokumentspezifische Daten (z.B. Adressat, Kundennummer,
Rechnungsbetrag etc.), die in das Dokument an den dafür im R-S festgelegten Positionen eingefügt werden.
Vom R-S Server wird das Binär-Paket unverändert weitergegeben.
Welches Binär-Paket ein Produktions-Paket benötigt, ist im Produktions-Paket festgelegt (übernommen aus dem Import-Paket).
Fehlt das benötigte Binär-Paket, kann das Produktions-Paket nicht für den Druck aufbereitet werden.
Die R-S Umgebung
Im letzten Abschnitt wurde gezeigt, wie das R-S Dokumente generiert. Hier wird nun genauer beschrieben, welche Rolle
das R-S im Produktions-Prozess übernimmt. Vorab eine kurze Beschreibung der verwendeten Begriffe:
- ERP-/CRM-/HOST-System
- OMS-Entwickler Client
Im Entwickler Client werden die Rohdokumente erstellt. Neben dem Layout der Dokumente werden hier auch die Bereiche festgelegt,
in die Sie im R-S Inhalt einfügen können (im R-S Erweiterungs-Punkte), welche Daten aus dem ERP-/CRM-/HOST-System Sie im R-S verwenden können,
welche Fonts im R-S benutzt werden dürfen und weitere Eigenschaften des Formulars, z.B. ob und welche Beileger erlaubt sind.
- OMS-ReportWriter (Binär-Paket)
Der OMS-ReportWriter fügt Dokumente und Rohdaten zu fertigen PDF's zusammen, um sie für den Druckprozess aufzubereiten.
Er fügt also das Resultat aus dem R-S mit den benötigten (in den Dokumenten verwendeten) Daten aus dem Datensystem zusammen.
Alternativ ist auch die Verwendung anderer Software möglich, diese muss im Binär-Paket enthalten und konfiguriert sein.
Abbildung B: Die R-S Umgebung
Der typische Ablauf des in Abb. B beschriebenen, kompletten Dokument-Erstellungs Prozesses:
Nummer | Beschreibung |
---|---|
1 | Das ERP-/CRM- oder HOST-System migriert seine Datenstruktur in den OMS-Entwickler Client. Dort kann der Formular-Entwickler bei der Formularentwicklung darauf zugreifen, sieht, welche Daten im System zur Verfügung stehen und kann steuern, wie die Daten im R-S verwendet werden sollen. |
2 | Mit dem in den OMS-Entwickler Client integrierten Adobe Designer wird das Layout des Formulars erstellt (XDP). |
3 | Neben dem Layout der Dokumente (2) legt der Formular Designer noch andere Eigenschaften fest, z.B. die Layout-Bereiche im Formular, die durch das R-S gefüllt werden dürfen, welche Daten aus dem Datenstrom des ERP-/CRM-/HOST-Systems im R-S verwendet werden dürfen (später im R-S die Datenstrom-Variablen) und weitere Konfigurationen. |
4 | Aus den Dateien, Formularen und Konfigurationen wird ein Import-Paket für das R-S erstellt, das alle relevanten Daten beinhaltet. |
5 | Das Import-Paket bildet die Basis für das Transaktions-Formular im R-S, das dann im R-S gestaltet wird. Die festgelegten Layout-Bereiche werden durch Ressourcen gefüllt, Beileger werden definiert, etc. Die vom Formular-Designer definierten Datenstrom-Variablen werden dazu genutzt um im Formular Daten aus dem ERP-/CRM-/HOST-System zu verwenden. Ihre Werte werden später durch den ReportWriter (7) in das Dokument eingefügt. |
6 | Nachdem die Bearbeitung der Rohdaten aus dem Entwickler Client im R-S abgeschlossen ist wird ein Produktions-Paket erstellt, die gestalteten Dokumente mit den durch das R-S definierten Ressource enthält und aus dem druckfertige Dokumente generiert werden können. |
7 | Durch den OMS-ReportWriter werden aus dem Produktions-Paket und den Daten aus dem Datenstrom des ERP-/CRM-/HOST-Systems die fertigen Dokumente erstellt: Die Daten aus dem Datenstrom, die im R-S für die Dokumentgestaltung benutzt wurden (Datenstrom-Variablen), werden durch den ReportWriter eingefügt und die Informationen aus dem Produktions-Paket werden zu fertigen Dokumenten verarbeitet. |
8 | Das fertige Dokument wird in die Produktion geschickt (z.B. zum OMS-Spooler) |
Die Personen, die an diesem Prozess beteiligt sind und ihr Aufgabenfeld:
Ist zuständig für die Verwaltung des ERP-/CRM-/HOST-Systems und die Aufbereitung der durch das System bereitgestellten Daten. Außerdem ist er bei der Formular-Erstellung mit dem Formular-Team beteiligt, um eine effiziente Nutzung der Daten aus dem System im Formular zu gewährleisten. | Das Formular-Team arbeitet mit dem Formular-Designer (OMS-Entwickler Client und Adobe Designer) und entwirft und konzipiert damit das Rohformular und die Daten (Ressourcen, Logo, Hintergründe, andere Dateien), die später im R-S gestaltet und genutzt werden. Außerdem konfigurieren sie die Eigenschaften des Formulars und bereiten die Datenstruktur aus dem ERP-/CRM-/HOST-System für die Verwendung im R-S auf. | Vertrieb und Marketing sind die Hauptnutzer des R-S. Sie gestaltet die durch das Formular- Team vorgegebenen Rohdokumente und füllen sie mit Inhalt, entwerfen Beileger, etc. QA-Teams überprüfen die Qualität der Enddokumente. | Sie sind für den weiteren Produktions- Prozess verantwortlich, kümmern sich um Druck, Kuvertierung und Versand der Dokumente. Außerdem sind sie für die Produktion über docxworld oder OMS-Produkte zuständig. |
Wie aus den Daten aus dem R-S Dokumente generiert werden
Abbildung C: Das R-S in der Produktionsumgebung
Bis jetzt haben Sie gesehen, wie durch das R-S aus den Rohdaten des Formular-Designers Druckfertige Dokumente erstellt werden.
Hier sehen Sie nun vertieft, wie durch Nutzung des OMS-Spoolers, des OMS-ReportWriters und von docxworld die Dokumente aus dem R-S in den
Produktionsprozess (und Druckprozess) eingebettet wird. In Abb. C ist das Schema bei Verwendung des (E)OMS-Core Systems dargestellt.
Wenn Sie kein EOMS System verwenden, fällt die Aufteilung auf mehrere Worker weg.
Die einzelnen Ablaufschritte in Abb. C sind in chronologischer Reihenfolge nummeriert:
Nummer | Beschreibung |
---|---|
1 | Der OMS-Spooler empfängt die für das Dokument bestimmten Daten (Die Daten aus dem ERP-/CRM-/HOST-System aus Abb. B) auf einer seiner Schnittstellen (LPD, SAP, O2O, OMS.REMOTE oder aus seinem Scan-Verzeichnis). |
2 | Der Spooler erteilt dem (E)OMS-Core System den Verarbeitungs-Auftrag. Dies geschieht standardmäßig über JMS Messaging, Spooler und der (E)OMS-Core können aber auch direkt kommunizieren. |
3 | Das (E)OMS-Core System verteilt die Prozessaufträge auf mehrere Worker (Maschinen). In Abb. C ist nur 1 Worker dargestellt, da jeder Worker gleich arbeitet. Jeder Worker verarbeitet dann die ihm zugewiesenen Dokument-Erstellungs Aufträge. |
4 | Der Worker erfragt die zum Dokument gehörenden Daten aus dem Datenstrom (inkl. der docxworld-Vertragsnummer des Auftrags bzw. dem Namen des Dokuments) vom OMS-Spooler. Die docxworld-Vertragsnummer ist nötig, um im R-S gestaltete Dokumente eindeutig einem Datenstrom und einer Produktion zuweisen zu können. |
5 | Der Worker erfragt vom R-S, ob der Vertragsnummer / dem Namen ein Produktions-Paket zugeordnet ist. Zuweisungen im R-S werden durch docxworld-Links und Produktions-Paket Verknüpfungen realisiert, die Sie im Laufe der Dokumentation kennen lernen werden. Produktions-Pakete haben Sie bereits oben kennengelernt. |
6 | Existiert im R-S ein zugeordnetes Produktions-Paket, übergibt das R-S das Paket und das für das Paket benötigte Binärpaket. Binär-Pakete, die die für die Dokumentgenerierung aus Rohdaten notwendigen Programme enthält, haben Sie bereits oben kennengelernt. Andernfalls wird der Prozess für dieses Dokument abgebrochen. |
7 | Sind Produktions-Paket oder Binärpaket schon im Cache des Workers vorhanden, wird das Produktions-Paket bzw. das Binärpaket nicht aus dem R-S geladen, sondern es werden die Pakete aus dem Cache benutzt, um eine schnellere Ausführung zu erzielen. Ansonsten werden Produktions-Paket / Binärpaket erst in den Cache geladen. |
8 | Die Programme aus dem Binärpaket (in der Regel OMS-ReportWriter) verarbeiten die Daten aus dem Datenstrom des OMS-Spoolers, die der Worker in #4 erhalten hat und das Produktions-Paket zu einem fertigen Dokument (Einfügen der Daten aus dem Datenstrom in das Dokument des Produktions-Pakets). Vorsicht: Wenn das Produktions-Paket einem Datenstrom (Vertrag) zugeordnet ist, der nicht für dieses Dokument bestimmt ist, kommt es zu unerwünschtem Verhalten, da der Datenstrom nicht die erwarteten Daten enthält. |
9 | Nachdem das Dokument fertig generiert wurde, sendet der Worker das fertige Dokument an den OMS-Spooler zurück. |
10 | Der OMS-Spooler erfragt in regelmäßigen Abständen vom (E)OMS-Core System, ob die Dokumentgenerierung abgeschlossen ist. Wenn sie das ist, schickt der Spooler die empfangenen Dokumente in den Druck (z.B. docxworld). |