In diesem Teil der Dokumentation werden Sie mit der Umgebung, in welcher das Redaktions-System (in der Dokumentation "R-S") arbeitet, vertraut gemacht. Dabei lernen Sie weiterführende Begriffe kennen, mit welchen Sie während der Arbeit mit dem R-S in Berührung kommen können. Dies betrifft Personen, welche bestimmte Rollen im Prozess der Dokument-Generierung übernehmen sowie auch IT-Systeme, welche Daten/Konfigurationen an das R-S liefern oder aus dem R-S auslesen, um das Ergebnis der Arbeit im R-S weiterzuverarbeiten.
Zunächst wird vorgestellt, wie mit dem R-S aus Rohdaten produktionsbereite, individualisierte Dokumente generiert werden. Danach wird die Produktions-Umgebung des R-S detaillierter beschrieben und Sie sehen, in welcher Beziehung das R-S zu dem Formular-Design (Rohdaten), den Datensystemen, aus denen das R-S die dokumentspezifischen Daten erhält (z.B. Adressat, Kundenname, Kundennummer etc.) und den dokumentgenerierenden Systemen (z.B. ReportWriter) steht. In einem dritten Abschnitt wird dann auf technischer Ebene gezeigt, wie das R-S in die Produktions- und Druckumgebung eingebettet wird und wie andere Komponenten des Produktionsprozesses mit dem R-S interagieren (wie Dokumente aus dem R-S in die Produktion eingeschleust werden).
Funktionsweise des R-S
Im Redaktions-System werden Rohdokumente flexibel gestaltet. Dazu erhält das Redaktions-System ein sogenanntes Import-Paket, das alle diese Rohdokumente und weitere, für den Dokument-Erstellungsprozess im R-S relevante Daten, enthält. Wie dieses Import-Paket aufgebaut ist, können Sie hier einsehen.
Die Rohdokumente im Import-Paket enthalten Layout-Bereiche, also Bereiche auf den Dokumenten, die im R-S mit Bildern, Texten, Werten etc. statisch oder durch logische Abhängigkeiten aufgefüllt werden können. Inhalt kann im R-S nur an den dafür vorgesehenen Layout-Bereichen platziert werden. Die Layout-Bereiche können im R-S nicht verändert werden. Das R-S unterstützt allerdings WhiteSpaces, die flexibel freie Bereiche ("Weiße Bereiche") mit Inhalt (z.B. Werbung) füllen können. Außerdem erlaubt das R-S die Erstellung von Beilegern, die den Dokumenten beim Produktions-Prozess beigelegt oder direkt mit den Dokumenten erstellt werden. Hier sehen Sie, wie aus den Rohdaten des Import-Pakets durch das R-S für die weitere Produktion bereite Dokumentdaten generiert werden:
Abbildung A: Funktionsweise des R-S
Als Endnutzer arbeiten Sie mit dem Redaktions-System Client (in Abb. A orange markiert). Als Basis der Arbeit im R-S Client dienen die Rohdokumente und Daten aus dem Import-Paket. Import-Pakete werden durch Formular-Designer erstellt, zum Beispiel mit Hilfe des DeveloperClient. Die Rohdaten müssen also in Form eines Import-Paktes in den R-S Client importiert werden. Im R-S wird das Import-Paket durch das Basisobjekt Transaktions-Formular repräsentiert. Mehr dazu lernen Sie im Verlauf der Dokumentation. Nachdem Sie Ihre Arbeit im R-S Client beendet haben und die Dokumente fertig gestaltet sind, übergibt der R-S Client Folgendes an den R-S Server, welcher daraus ein für die Produktion bereites Paket (im R-S als Basisobjekt Produktions-Paket repräsentiert) generiert. Aus diesem Paket kann dann z.B. der ReportWriter druckfertige Dokumente erstellen. Das Produktions-Paket enthält folgende Komponenten:
- Das Input-Paket (= Daten des Transaktions-Formular)
Es enthält die Daten des Import-Pakets und damit die Rohdokumente: Das Grundlayout der Dokumente, Konfigurationen, Daten, Ressourcen und weitere Informationen. Die Rolle von Input-Paketen wird im Folgenden noch genauer erklärt.
- Die Ressourcen (= Daten des Schema)
Das Basisobjekt Schema enthält alle Daten (Bilder, Texte, Beileger, etc.), mit denen die Rohdokumente aus dem Input-Paket angereichert (gefüllt) werden (= Es enthält die komplette Gestaltung der Rohdokumente durch das R-S, also alles, was Sie im R-S erstellt haben.
Daraus wird durch den R-S Server das Produktions-Paket generiert, welches die beiden Komponenten enthält. Aus dem Produktions-Paket können die fertigen Dokumente generiert werden. Dies geschieht durch Programme wie z.B. den ReportWriter, die die Gestaltung der Rohdokumente auf diese anwenden. Diese Programme, Skripts und Daten, die dazu nötig sind, um aus dem Produktions-Paket fertige Dokumente zu erstellen und die Daten aus den Datensystemen (ERP-/CRM-/HOST-Systemen, wird im Folgenden noch erklärt) in die Dokumente einzufügen , sind im Binär-Paket enthalten (Binär-Pakete werden nicht durch den R-S Client, sondern mit Hilfe des R-S Admin-Client auf den R-S Server geladen). Der R-S Server gibt das Binär-Paket dann unverändert zusammen mit dem Produktions-Paket in die Druckumgebung weiter (dazu später mehr). Welches Binär-Paket ein Produktions-Paket benötigt (also welche Programme darin enthalten sein müssen und in welcher Version), ist im Import-Paket festgelegt. Fehlt das benötigte Binär-Paket, kann das Produktions-Paket nicht für den Druck aufbereitet werden.
Die R-S Umgebung
Im letzten Abschnitt wurde gezeigt, wie mit dem R-S durch Rohdaten aus Import-Paketen und dem Binär-Paket fertige Dokumente erstellt werden. Hier wird nun genauer beschrieben, welche Rolle das R-S im Produktions-Prozess übernimmt. Vorab eine kurze Beschreibung der verwendeten Begriffe:
- ERP-/CRM-/HOST-System (z.B. SAP-Systeme)
Sie enthalten und verarbeiten die für Dokumente bestimmten Daten und stellen diese in Datenfeldern für den Druckprozess zur Verfügung. Im R-S können Daten aus diesen Systemen als Datenstrom-Variablen genutzt werden. Welche Datenstrom-Variablen aus dem ERP-/CRM-/HOST-System im R-S angesprochen und benutzt werden dürfen, wird durch den Formular-Designer im DeveloperClient festgelegt (Das Binär-Paket enthält deklariert also alle verfügbaren Datenstrom-Variablen). Im R-S können Sie dann mit den verfügbaren Datenfeldern arbeiten. Die Werte der Datenfelder werden während des Druckprozesses für jedes Dokument spezifisch aufgefüllt, da die Werte der Datenfelder von Dokument zu Dokument unterschiedlich sein können. Solche Daten können z.B. Kundenname, Kundennummer, Rechnungsbetrag, Anschrift etc. sein. Mehr über Datenstrom-Variablen erfahren Sie in deren Definition.
- DeveloperClient
Im EDeveloperClient werden die Rohdokumente erstellt. Neben dem Layout der Dokumente werden hier auch die Bereiche festgelegt, in die Sie im R-S Inhalt einfügen können (im R-S Erweiterungs-Punkte), welche Daten aus dem ERP-/CRM-/HOST-System Sie im R-S verwenden können, welche Fonts im R-S benutzt werden dürfen und weitere Eigenschaften des Formulars, z.B. ob und welche Beileger erlaubt sind. Die durch den DeveloperClient generierten Daten werden im Import-Paket zusammengefasst.
- ReportWriter (Binär-Paket)
Der ReportWriter fügt Dokumente und Rohdaten zu fertigen PDF's zusammen, um sie für den Druckprozess aufzubereiten. Er fügt also das Resultat aus dem R-S mit den Rohdokumenten des Import-Pakets sowie den benötigten, in den Dokumenten verwendeten Daten aus dem Datensystem zusammen (Er füllt also die Werte der Datenstrom-Variablen). Die durch den ReportWriter erstellten PDF's können dann in den Druck geschickt werden. Der ReportWriter und alle nötigen Konfigurationen und weiteren Daten müssen im Binär-Paket enthalten sein. Alternativ ist auch die Verwendung anderer Software möglich.
Abbildung B
Komponente des R-S / aus dem R-S (Wurde oben bereits thematisiert).
In Abb. B sehen Sie, wie das R-S in den Dokument-Erstellungsprozess eingebettet ist, von den Rohdaten des ERP-/CRM-/HOST-Systems bis zum fertigen Dokument.
Der typische Ablauf des in Abb. B beschriebenen, kompletten Dokument-Erstellungs-Prozesses:
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Das ERP-/CRM- oder HOST-System migriert seine Datenstruktur /XML-Rohdaten) in den DeveloperClient. Dort kann der Formular-Entwickler bei der Formularentwicklung darauf zugreifen, sieht, welche Datenfelder im System zur Verfügung stehen und kann steuern, welche davon wie im R-S verwendet werden dürfen. |
| 2 | Mit dem in den DeveloperClient integrierten Adobe Designer wird das Layout des Formulars erstellt (XDP). |
| 3 | Neben dem Layout der Dokumente (2) legt der Formular-Designer noch andere Eigenschaften fest, z.B. die Layout-Bereiche im Formular, die durch das R-S gefüllt werden dürfen, welche Daten aus dem Datenstrom des ERP-/CRM-/HOST-Systems im R-S verwendet werden dürfen (später im R-S die Datenstrom-Variablen) und weitere Konfigurationen. |
| 4 | Aus den Dateien, Formularen und Konfigurationen wird ein Import-Paket für das R-S erstellt, das alle relevanten Daten beinhaltet. |
| 5 | Das Import-Paket bildet die Basis für das Transaktions-Formular des R-S, das dann im R-S gestaltet wird. Die festgelegten Layout-Bereiche werden durch Ressourcen gefüllt, Beileger werden definiert, etc. Die vom Formular-Designer deklarierten Datenstrom-Variablen werden dazu genutzt, um im R-S Daten aus dem ERP-/CRM-/HOST-System zu verwenden. Ihre Werte werden später durch den ReportWriter (7) in das Dokument eingefügt. |
| 6 | Nachdem die Bearbeitung der Rohdaten im R-S abgeschlossen ist wird ein Produktions-Paket erstellt, das die gestalteten Dokumente mit den durch das R-S zugewiesenen Ressource enthält und aus dem druckfertige Dokumente generiert werden können. |
| 7 | Durch den ReportWriter aus dem Binär-Paket werden aus dem Produktions-Paket und den Daten aus dem Datenstrom des ERP-/CRM-/HOST-Systems die fertigen Dokumente erstellt: Die Daten aus dem Datenstrom, die im R-S für die Dokumentgestaltung benutzt wurden (Datenstrom-Variablen), werden durch den ReportWriter eingefügt und die Informationen aus dem Produktions-Paket werden zu fertigen Dokumenten verarbeitet. |
| 8 | Das fertige Dokument wird in die Produktion geschickt (z.B. zum Spooler, siehe unten) |
Wie aus den R-S Daten in der Praxis Dokumente generiert werden
Abbildung C
Bis jetzt haben Sie gesehen, wie durch das R-S aus den Rohdaten des Formular-Designers druckfertige Dokumente erstellt werden. Hier sehen Sie nun vertieft, wie in der Realität durch Nutzung des Spoolers ,des ReportWriters und von docxworld die Dokumente aus dem R-S in den Produktionsprozess (und Druckprozess) eingeführt werden und welche technischen Abläufe nötig sind. Abb. C erweitert die Prozesse aus Abb. A + B um die technische Anbindung an den Druckprozess. In Abb. C ist das Schema bei Verwendung des (E)OMS-Core-Systems dargestellt. Das (E)OMS-Core-System ermöglicht es, Aufträge des Spoolers auf mehrere Recheneinheiten (sog. Worker) aufzuteilen ("verteilte Systeme") und beschleunigt so den Generierungsprozess. Momentan unterstützt nur das EOMS-Core-System eine Anbindung an das Redaktions-System.
Die einzelnen Ablaufschritte in Abb. C sind in chronologischer Reihenfolge nummeriert:
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Der Spooler empfängt die für das Dokument bestimmten Daten (Die Daten aus dem ERP-/CRM-/HOST-System aus Abb. B ) auf einer seiner Schnittstellen (LPD, SAP, O2O, OMS.REMOTE oder aus seinem Scan-Verzeichnis). |
| 2 | Der Spooler erteilt dem (E)OMS-Core-System den Verarbeitungs-Auftrag für die Dokumente. Dies geschieht standardmäßig über JMS Messaging, Spooler und der (E)OMS-Core können aber auch direkt kommunizieren. |
| 3 | Das (E)OMS-Core-System verteilt die Aufträge auf mehrere Worker (Maschinen). In Abb. C ist nur 1 Worker dargestellt, da jeder Worker gleich arbeitet. Jeder Worker verarbeitet dann die ihm zugewiesenen Dokument-Erstellungs-Aufträge. |
| 4 | Der Worker erfragt die zum Formular gehörenden Daten aus dem Datenstrom (inkl. der Docxworld-Vertragsnummer des Auftrags bzw. dem Namen des Dokuments) vom Spooler. Die Docxworld-Vertragsnummer / der Name ist nötig, um im R-S gestaltete Dokumente eindeutig einem Datenstrom und einer Produktion zuweisen zu können. |
| 5 | Der Worker erfragt vom R-S, ob der Vertragsnummer / dem Namen ein Produktions-Paket im R-S zugeordnet ist. Zuweisungen im R-S werden durch Docxworld-Links und Produktions-Paket Verknüpfungen realisiert, die Sie im Laufe der Dokumentation kennen lernen werden. Produktions-Pakete haben Sie bereits oben kennengelernt. |
| 6 | Existiert im R-S ein zugeordnetes Produktions-Paket, übergibt das R-S das Paket und das für das Paket benötigte Binär-Paket an den Worker. Binär-Pakete, die die für die Dokument-Generierung aus Rohdaten notwendigen Programme enthält, haben Sie bereits oben kennengelernt. Andernfalls wird der Prozess für dieses Dokument abgebrochen. |
| 7 | Sind Produktions-Paket oder Binär-Paket schon im Cache des Workers vorhanden, wird das Produktions-Paket bzw. das Binär-Paket nicht aus dem R-S geladen, sondern es werden die Pakete aus dem Cache benutzt, um eine schnellere Ausführung zu erzielen. Ansonsten werden Produktions-Paket / Binär-Paket erst in den Cache geladen. |
| 8 | Die Programme aus dem Binärpaket (in der Regel ReportWriter) verarbeiten die Daten aus dem Datenstrom des Spoolers, die der Worker in #4 erhalten hat und das Produktions-Paket zu fertigen Dokumenten (Einfügen der Daten aus dem Datenstrom in das Dokument des Produktions-Pakets). Dieser Prozess geschieht im Cache des Workers. Vorsicht: Wenn das Produktions-Paket einem Datenstrom (Vertrag) zugeordnet ist, der nicht für dieses Dokument bestimmt ist, kommt es zu unerwünschtem Verhalten, da der Datenstrom nicht die erwarteten Daten enthält. Achten Sie deshalb darauf, in Docxworld-Links immer die richtige Vertragsnummer anzugeben, die auch zum gewünschten Datenstrom gehört. |
| 9 | Nachdem das Dokument fertig generiert wurde, sendet der Worker das fertige Dokument direkt an den Spooler zurück. |
| 10 | Der Spooler erfragt in regelmäßigen Abständen vom (E)OMS-Core-System, ob die Dokument-Generierung abgeschlossen ist. Wenn sie das ist, schickt der Spooler die empfangenen Dokumente in den Druck (z.B. docxworld). |
Die Personen, die an den Prozessen beteiligt sind und ihr Aufgabenfeld:
- ERP-Entwickler
Ist zuständig für die Verwaltung des ERP-/CRM-/HOST-Systems und die Aufbereitung der durch das System bereitgestellten Daten. Außerdem ist er bei der Formularerstellung mit dem Formular-Team beteiligt, um eine effiziente Nutzung der Daten aus dem System im Formular z u gewährleisten.
- Formular-Team
Das Formular-Team arbeitet mit dem Formular-Designer DeveloperClient und Adobe Designer), entwirft und konzipiert damit das Rohformular und die Daten (Ressourcen, Logo, Hintergründe, andere Dateien), die später im R-S gestaltet und genutzt werden. Außerdem konfigurieren sie die Eigenschaften des Formulars und bereiten die Datenstruktur aus dem ERP-/CRM-/HOST-System für die Verwendung im R-S auf.
- Vertrieb, Marketing, etc.
Vertrieb und Marketing sind die Hauptnutzer des R-S. Sie gestalten die durch das Formular- Team vorgegebenen Rohdokumente und füllen sie mit Inhalt, entwerfen Beileger, etc. QA-Teams überprüfen die Qualität der Enddokumente.
- Druck-Operating und Produktion
Sie sind für den weiteren Produktions- Prozess verantwortlich, kümmern sich um Druck, Kuvertierung und Versand der Dokumente. Außerdem sind sie für die Produktion über docxworld oder Produkte zuständig.
Eine Sammlung aller Begriffe, die Sie für die Verwendung des Redaktions-Systems kennen sollten finden Sie im Glossar.
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