Einführung

Die heutigen Business-Anforderungen bei der Erzeugung, Gestaltung und bei der Zustellungsform von Dokumenten haben sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Wurden zum Beispiel Rechnungs-Dokumente noch Anfang des jetzigen Jahrtausends von vielen Unternehmen als Notwendigkeit angesehen den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, ergibt sich heute ein ganz anderes Bild. Moderne und innovative Unternehmen sehen Business-Dokumente als Möglichkeit der exklusiven Kunden-Kommunikation und als Marketing-Instrument. Denn Business-Dokumente werden von Kunden nachweislich ganz anders und intensiver wahrgenommen als zum Beispiel Info-Massen-Briefe und Werbe-Mails. Um eine große Kunden-Aufmerksamkeit und Akzeptanz zu erreichen, werden Transaktions-Dokumente wie Rechnungen immer stärker im (Voll-)Farbdruck mit direkt auf den Kunden abgestimmten Werbebotschaften (WhiteSpaces) produziert. Diesem Trend kommen die in den Druckzentren verwendeten Druck- und Kuvertiertechniken entgegen. So lassen sich heute Transaktions-Dokumente im Vollfarb-Druck fast so kostengünstig und in solchen Stückzahlen produzieren, wie mit herkömmlicher schwarz/weiß - Laserdrucktechnik. TRANSPROMO ist ein Synonym für das organische Zusammenwachsen von TRANSaktions-Dokumenten angereichert um PROMOtion/werblichen Inhalt.

Die Produktion von TRANSPROMO-Dokumenten wird jedoch in vielen Unternehmen kontrovers diskutiert und kommt deshalb oftmals nur schleppend und mit mäßigem Erfolg zum Einsatz. Dies liegt unter anderem daran, dass in den Unternehmen die Prozesse zur Dokument-Generierung aus der Historie typische IT-Prozesse sind, welche nach Richtlinien der IT und weniger nach Anforderungen aus Vertrieb und Marketing ausgerichtet sind.  

 Hinweis: Personen, Namen und Dokumente sind frei erfunden.

Die Dokument-Generierung im Transaktions-Druckbereich galt bisher als Domäne von technisch versierten Spezialisten, welche sich aus dem Bereich der Datenbesorgung aus ERP/CRM-Systemen, dem Formular-Design, dem Output/Archiv-Processing und vielen weiteren Unternehmensbereichen zusammensetzt. Ein über Jahrzehnte geübtes und filigranes Zusammenspiel ... welches nur bedingt auf TRANSPROMO-Anforderungen flexibel reagieren kann.

 Hinweis: Prozess nur beispielhaft dargestellt.

Und hier kommt das Redaktions-System (R-S) zum Einsatz.

Das R-S ist eine moderne, WEB-basierte Business-Applikation zur Anreicherung von Dokumenten mit Zielgruppen orientierten und personalisierten Daten aus dem Vertrieb und dem Marketing. Der Schwerpunkt des R-S liegt dabei auf der Entkopplung des technischen Prozesses der Dokument-Erstellung aus Rohdaten (Transaktions-Formular) und der Aufbringung von standardisierten Elementen des Corporate Designs oder individuellen Informationen wie personalisierter Werbung für den Dokument-Empfänger. D.h. mit der Einführung des R-S erhalten Vertrieb und Marketing die Möglichkeit, Business-Dokumente zu gestalten, ohne aktiv in den IT-Prozess der Generierung der Transaktions-Dokumente einzugreifen zu müssen. 

Über das R-S können Marketing und Vertrieb u.a. folgende Business-Funktionen ausführen: 

• Definition von grafischen oder textuellen Inhalten für vorgegebene Bereiche auf dem Transaktions-Dokument

• Definition einer Business-Logik für dynamische Inhalte auf der Basis von Excel-ähnlichen Entscheidungstabellen

• Festlegung von physikalischen Beilegern (z.B. Flyer aus dem Offset-Druck) pro Dokument/Kunde

• Definition von logischen Beilegern, welche im Druckprozess mit erzeugt werden und pro Dokument/Kunde inhaltlich variieren können (z.B. Gutscheine, AGB's)

• realitätsnahe Druckvorschau der Business-Dokumente inkl. der Elemente, welche durch das R-S eingesteuert werden

• Versionierung der Änderungen im R-S und Verwaltung der Zeitpunkte, wann welcher Inhalt in der Dokument-Produktion zum Einsatz kommt

• u.v.a.m

Weitergehende Informationen zu der Applikations-Umgebung des R-S und den beteiligten Prozessen finden Sie hier: Umgebung des R-S Sind Sie End-Nutzer des R-S, so ist die Nutzer-Dokumentation der richtige Einstiegspunkt, wenn Sie Ihre Kenntnisse um das R-S vertiefen wollen. Sind Sie mit der System-Administration oder dem Support für das R-S oder in anderer Hinsicht mit technischen Aspekten zum R-S betraut, so nutzen Sie bitte die Administrator-Dokumentation für weiterführende Informationen.