PDF/A

Das PDF/A-Format stellt ein Subset von PDF dar. Ziel ist es, Dokumente unter Berücksichtigung von Anforderungen der Langzeitarchivierung digitaler Dokumente zu erzeugen. PDF/A definiert neben Einschränkungen im PDF auch optionale PDF-Elemente, die zu Pflichtbestandteilen werden.
Die aktuell vorliegende Version unterstützt folgende Versionen von PDF/A:

PDF/A Dokumente müssen in sich vollständig sein. Das bedeutet, dass alle im Dokument benutzten Ressourcen im Dokument enthalten sein müssen. Das betrifft vor allem die Schriftarten und im Besonderen auch die Standard-Schriftarten. Weiterhin ist die Angabe der Meta-Daten als XMP und genaue Farbdefinitionen Pflicht. In PDF/A existieren zwei bzw. drei Conformance Level: den Level a, Level b und ab PDF/A-2 auch noch der Conformence Level u. Während Level b und u nur die visuelle Reproduzierbarkeit fordert, so erweitert Level a den Level b und u um Strukturinformationen, die als "Tagged PDF" bezeichnet werden. Aktuell sind nur die Level b und u umgesetzt, da "Tagged PDF" nicht unterstützt wird.

Die Erzeugung von PDF/A wird im PDF-Profile mit dem Schlüsselwort PDFVersion gesteuert. Anstelle der dort üblichen Version, wie z. B. "1.7", erfolgt hier die Angabe PDFA1B2005, PDFA2B, PDFA3B, PDFA2U oder PDFA3U. Die strengeren Regulierungen im PDF/A gegenüber normalem PDF führen unter Umständen aber dazu, dass bereits lauffähige Konfigurationen für normales PDF nachgebessert werden müssen, um erneut lauffähig zu sein. Im Folgenden sollen die Restriktionen und Wege, diese zu umgehen, besprochen werden.

Zu den Restriktionen, die automatisch umgesetzt werden, gehört das strikte Verbot von Kennwörtern und von Rechten auf das PDF. Ist die PDFVersion auf PDF/A gesetzt, so werden alle Rechte und Passwörter automatisch zurückgesetzt. Ebenso automatisch wird die Font-Konfiguration, dem Standard PDF/A entsprechend, angepasst und unabhängig tatsächlicher Einstellungen auf "embedding" gesetzt. Das hat zur Folge, dass Schriftarten, die sich nicht einbetten lassen, zum Abbruch der Generierung führen. Dass sich Schriftarten nicht einbetten lassen, kann unterschiedliche Gründe haben. Das kann z. B. geschehen, wenn eine Schriftart das Einbetten nicht erlaubt. Sollte das der Fall sein, so ist beim Hersteller der Schriftart eine Version der Schriftart zu erwerben, die das Einbetten erlaubt oder es ist eine alternative Schriftart einzusetzen. Besonders problematisch sind in diesem Zusammenhang die PDF Standard-Schriften wie Courier und Helvetica. Da diese Schriftarten meist nicht eingebettet werden, sind für normales PDF nur die bekannten Informationen über die Zeichenbreiten von Bedeutung. Angaben über die genaue Form der Buchstaben, die Outlines, sind nicht notwendig.

Um Standard-Schriften mit ins PDF einzubetten, werden entweder lizensierte Adobe-Schriften benötigt oder es erfolgt ein Austausch der Schriftarten gegen auf dem System bereits vorhandene Schriften. So kann z. B. die Schriftart "Courier" gegen "Courier New" und "Helvetica" gegen "Arial" getauscht werden. Die Definition der Austausch-Schriftarten kann in der reportw.ini/pdf/fonts/replacements geschehen und muss manuell dort eingetragen werden. PDF/A benötigt in jeder Datei zur vollständigen Farbreproduktion einen Standard-Farbraum, den "Output Intent". Standardmäßig wird hier RGB gesetzt.

Ebensolche Restriktionen gibt es in Bezug auf eingebettete PDFs. Diese müssen wenigstens dem Standard PDF/A-1b:2005 genügen um eingebettet werden zu können und dürfen keine höhere Version des PDF/A-Standards entsprechen als das Ausgabe PDF.

PDF/A Dokumente sind im Allgemeinen größer als normale PDF Dokumente. Das liegt zum einen daran, dass alle verwendeten Schriftarten eingebettet werden, zum anderen sind Metadaten im PDF/A Pflicht. Für ein einzelnes Dokument ist das Größenwachstum meist nicht von ausschlaggebender Bedeutung. Bei der massenhaften Erstellung von Archiv-Dokumenten summiert sich der Wachstumsbetrag jedoch sehr schnell und führt zu einem nicht zu vernachlässigenden Anwachsen der Datenmenge, die sowohl bei der Netzlast zur Übertragung ins Archivsystem als auch bei der Berechnung der Speicher- und Mediengrößen im Archivsystem Beachtung finden muss.

Neben vielen Einschränkungen bei der Erzeugung von PDF/A und den gewachsenen Datengrößen bringt PDF/A aber auch viele Vorteile mit sich. So ist ein PDF/A-Dokument jederzeit vollständig visuell reproduzierbar und eignet sich damit auch für andere Anwendungen wie die Abgabe als signiertes Online-Dokument oder zur Weitergabe an den Druckdienstleister.

Durch die im PDF/A enthaltenen Metadaten ist es nicht mehr notwendig, zusätzliche beschreibende Informationen neben dem PDF/A Dokument zu erzeugen und zu transportieren. Je nach Verwendungszweck werden in den Metadaten des PDF/A spezifische Eintragungen gemacht, die das vorliegende Dokument näher beschreiben. Dies geschieht einerseits über die Standard-Name-Spaces von XMP und andererseits werden bis zu drei eigene Name-Spaces erzeugt.