Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht („ZUGFeRD“ Format).
Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten.
Es entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden.
Technisch ZUGFeRD ist eine spezielle Implementierung einer XML-Datei in PDF/A 3. Der ReportWriter und Logistics erzeugen die spezielle XML-Datei nicht, können Sie aber sehr wohl einbetten. Dazu wird die übergebenen XML-Datei auf ihren Inhalt untersucht und wenn dieser der ZUGFeRD-Definition entspricht, so wird die XML-Datei eingebettet und im XMP die für eingebettete XML-Datei notwendigen Eintragungen erzeugt.
ZUGFeRD-konforme PDFs können nur eine eingebettete XML-Datei enthalten, so dass eine nicht möglich ist, mehrere Dokumente in eine PDF-Datei zu generieren. Stattdessen ist jedes Dokument einzeln, Dokument für Dokument zu erzeugen.
Das bedeutet, dass bei TCI/CommonSettings/ArchiveFileType die Typen ARCHIVEFILE und PRINTFILE oder alle PRINTs keine ZUGFeRD-konformen PDFs erzeugen können. Trotzdem werden bei diesen beiden ArchiveFileType und den Prints die Dateien eingebettet, eben nur nicht ZUGFeRD-konform. Nachfolgende Prozesse wie z.B. der Archiver könnten aber wieder ZUGFeRD-konforme PDFs aus ihnen erzeugen.
Als Voraussetzung um ein ZUGFeRD PDF zu erzeugen, muss im PDFProfile/PDFVersion PDFA3 gesetzt werden bzw. vorkommen. Ebenfalls im PDFProfile muss das Einbetten über den Schalter FileEmbedding erlaubt bzw. nicht verboten sein. Die Ausgabe muss als Einzel PDFs erfolgen, was nahelegt, dass ZUGFeRD PDF als Archiv-PDF zu erzeugen und als Common Settings/ArchiveFileType METAPDF, METABASE64, XMLPDF oder XMLBASE64 zu setzen. Wird das ZUGFeRD über eine Print-Profile erzeugt, so muss der OutputType auf XML gesetzt werden.
Als letzter Schritt ist die ZUGFeRD-XML-Datei einzubetten. Dies geschieht über das Schlüsselwort WorkItem/EmbeddedFiles im führenden WorkItem. Dabei kann eine externe XML-Datei eingebettet werden oder der Inhalt einer Variable, die die Textdarstellung der ZUGFeRD-XML-Datei darstellt.
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